Distribución de los documentos

La distribución se relaciona con el flujo de documentos al interior y el exterior de la entidad sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de envío y recepción de los mismos.

Distribución de documentos externos.

· Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia.

· Clasificación de las comunicaciones.

· Organización de documentos en buzones o casilleros

· Enrutamiento de los documentos a las dependencias competentes.

· Reasignación de documentos mal diseccionados.

· Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos

· Identificación de dependencias.

· Enrutamiento de documentos a dependencia competente

· Registro de control de documentos internos.

Distribución de documentos enviados

· Definición de medios de distribución : personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo,

trámite en línea, página web, otros.

· Control de cumplimiento de requisitos del documento

· Método de empaque y embalaje.

· Peso y porteo de documentos.

· Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

· Control y firmas de planillas de entrega.

· Control de devoluciones.

· Organización mensajería externa.

· Registro de control de envío de documentos.